Tworzenie emaila może wydawać się łatwe, ale aby był on efektywny i spełniał swoją rolę, warto znać kilka zasad i technik. W tym artykule omówimy, jak napisać efektywny temat, dobrać odpowiednią treść, załączyć pliki oraz wybrać odpowiednich odbiorców.
Jak napisać efektywny temat?
Temat emaila jest jednym z najważniejszych elementów, ponieważ decyduje o tym, czy odbiorca otworzy wiadomość. Właściwie sformułowany temat powinien być krótki, zwięzły oraz odzwierciedlać treść maila. Najlepiej, gdy zawiera konkretne informacje lub wezwanie do działania.
Zbyt ogólne tematy, takie jak „Ważna informacja” czy „Proszę o kontakt”, mogą nie przyciągnąć uwagi odbiorcy. Zamiast tego warto zastanowić się, co naprawdę chcesz przekazać i podkreślić to w tytule.
Stosowanie słów kluczowych w temacie także może zwiększyć jego skuteczność. Jeśli temat odnosi się do konkretnego projektu czy terminu, warto użyć tych słów, aby odbiorca od razu wiedział, o co chodzi. Przykładowo, „Raport za trzeci kwartał gotowy do przejrzenia” jest bardziej konkretny niż „Raport”.
Dodatkowo, warto unikać spamowych zwrotów, takich jak „ZA DARMO”, „SUPER OFERTA” czy „Tylko dziś”. Takie tematy maili mogą trafić do folderu ze spamem, a odbiorca nawet ich nie zobaczy.
Jak dobrać odpowiednią treść?
Tutaj zaczyna się prawdziwe wyzwanie. Treść emaila powinna być jasna, zwięzła i na temat. Pamiętaj, że odbiorcy często nie mają dużo czasu, więc warto od razu przejść do sedna sprawy.
W przypadku wiadomości biznesowych dobrze jest rozpocząć od przedstawienia się i wyjaśnienia, dlaczego piszesz. Następnie przejdź do głównego punktu komunikatu. Staraj się zawrzeć najważniejsze informacje na początku, aby nie zniechęcić odbiorcy rozbudowanym wstępem.
Struktura treści jest również ważna. Możesz podzielić email na sekcje, korzystając z nagłówków, punktorów czy numeracji, dzięki czemu odbiorca łatwo będzie mógł przejść do interesujących go fragmentów. Na przykład, jeśli piszesz o postępach w projekcie, można podzielić emailem na sekcje takie jak „Stan na dziś”, „Problemy” i „Kolejne kroki”.
Nie zapomnij o tonie wiadomości. Powinien być dopasowany do odbiorcy oraz kontekstu. W mailach biznesowych najlepiej trzymać się formalnego języka, ale w zależności od sytuacji może być on nieco bardziej przyjazny.
Jak załączyć pliki?
Załączanie plików jest nieodzowną częścią wielu emaili. Niezależnie, czy są to raporty, prezentacje czy zdjęcia, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach.
Po pierwsze, upewnij się, że pliki są odpowiednio nazwane i wskazują na swoją zawartość. Zamiast „IMG001.jpg”, użyj nazw typu „Raport_Q3_2023.pdf”. Pomaga to odbiorcy zrozumieć, co załączniki zawierają.
Po drugie, zwróć uwagę na wielkość plików. Wielkie załączniki mogą nie zostać dostarczone lub mogą wprowadzić problemy, takie jak długi czas ładowania. Jeśli plik ma dużą objętość, rozważ przesłanie go za pomocą serwisów chmurowych, takich jak Google Drive, Dropbox czy WeTransfer, i dołączenie linku do tego pliku w wiadomości.
Po trzecie, w wysyłanym emailu zawsze wspomnij o załącznikach. Odbiorcy mogą przeoczyć załącznik, szczególnie jeśli jest schowany na dole wiadomości. Możesz napisać coś w stylu: „W załączniku znajduje się raport za trzeci kwartał”.
Jak wybrać odpowiednich odbiorców?
Przesyłanie emaili bez precyzowania odbiorców może prowadzić do problemów, takich jak niepotrzebne obciążenie inboxów osób, które nie są zainteresowane daną kwestią. Dlatego przed wysłaniem wiadomości warto dobrze zastanowić się, kto faktycznie powinien ją dostać.
W przypadku emaili biznesowych, warto stworzyć listy dystrybucyjne lub segmenty odbiorców. Przykładowo, jeśli wysyłasz wiadomość dotyczącą specyficznego projektu, zapewnij, że wiadomość dotrze tylko do osób zaangażowanych w ten projekt. Unikaj masowych wysyłek do wszystkich pracowników czy kontaktów firmowych, jeśli wiadomość jest kierowana jedynie do wąskiej grupy.
Jeśli korzystasz z funkcji CC (Kopia Do Wiadomości) i BCC (Ukryta Kopia Do Wiadomości), używaj ich z rozwagą. Funkcja CC jest przeznaczona dla osób, które muszą być poinformowane o danej wiadomości, ale niekoniecznie muszą na nią odpowiadać. Funkcja BCC pozwala na wysłanie emaila do kilku osób bez wyświetlania listy odbiorców wszystkim adresatom, co może być użyteczne w sytuacjach, gdy chcesz zachować prywatność kontaktów.
Przy doborze odbiorców pamiętaj również o kwestiach prawnych, takich jak ochrona danych osobowych. W niektórych przypadkach może być konieczne uzyskanie zgody na przesyłanie komunikacji elektronicznej.
